Geolocalización en el trabajo: ¿es legal registrar la ubicación de tus empleados?

Registrar la ubicación al marcar asistencia ayuda a saber que el trabajo se hace donde debe hacerse. Pero la ubicación es un dato personal, y usarla exige hacerlo bien. Esto es lo que conviene tener en cuenta en México.

La ubicación es un dato personal

La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares aplica a las empresas que tratan datos de su personal. Como empleador, eres el responsable de esos datos: decides para qué se usan y debes cuidarlos. Un proveedor de software, como Trekk System, actúa como encargado, siguiendo tus instrucciones.

Principios que debes cumplir

• Información. Debes dar a tu personal un aviso de privacidad que explique qué datos recabas (ubicación, foto), para qué y quién los ve.
• Finalidad. Usa la ubicación solo para lo que dijiste, por ejemplo verificar que el registro de asistencia se hizo en el sitio de trabajo.
• Proporcionalidad. Recaba solo lo necesario. Registrar la ubicación al marcar es distinto de rastrear a alguien todo el día o fuera de su jornada.
• Acceso limitado. Que solo vean los datos quienes los necesitan, con permisos por rol.
• Conservación. No guardes los datos más tiempo del necesario.
• Derechos. Tu personal puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

Consentimiento

En muchos casos, los datos necesarios para la relación laboral pueden tratarse sin un consentimiento adicional, pero el aviso de privacidad sigue siendo obligatorio. La conclusión depende de cada caso, así que revísalo con tu abogado, sobre todo si usas fotos o planeas usos distintos a la asistencia.

Buenas prácticas

1. Informa por escrito antes de activar la geolocalización y deja constancia.
2. Limítala a los momentos de registro, dentro de la jornada.
3. Explica que sirve para verificar la asistencia, no para vigilar su vida privada.
4. Usa la foto solo como evidencia del registro, y no para fines distintos.
5. Define quién accede a los datos y por cuánto tiempo se conservan.

Cómo lo maneja PPanel

PPanel guarda la ubicación al registrar entrada, salida o actividades, y la foto cuando tu empresa lo requiere. El empleador decide qué activar. Publicamos los términos de uso de la app para que tu personal sepa qué datos usa y para qué, y el aviso de privacidad. Recuerda que el aviso hacia tus trabajadores es tu responsabilidad como empleador.

Este tema se conecta con la obligación de registrar electrónicamente la jornada. Solicita una demo.

Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal: consulta a tu abogado laboral para tu caso.