REPSE y subcontratación: qué registros de personal y asistencia conviene tener ante la STPS

Desde la reforma de abril de 2021, una empresa de limpieza, vigilancia o mantenimiento que pone a su personal en las instalaciones de un cliente solo puede hacerlo como servicio especializado y con registro ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS). Tener el registro es el primer paso. El segundo es poder demostrar, con papeles en orden, quién trabajó, dónde y cuánto. Esta guía resume las reglas y la documentación de personal que conviene tener lista.

Qué cambió con la reforma de 2021

El 23 de abril de 2021 se publicó en el Diario Oficial de la Federación el decreto en materia de subcontratación laboral, que reformó la Ley Federal del Trabajo (LFT), la Ley del Seguro Social, la Ley del INFONAVIT y el Código Fiscal de la Federación, entre otras. Los puntos clave de la LFT vigente son:

• Se prohíbe la subcontratación de personal (art. 12): que una persona proporcione o ponga a disposición de otra a sus propios trabajadores.
• Se permite la subcontratación de servicios especializados (art. 13), siempre que no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante del cliente, y que el contratista esté registrado en el padrón público.
• El contrato debe ser por escrito (art. 14) e indicar el objeto de los servicios y el número aproximado de trabajadores que participarán.
• El cliente responde solidariamente (art. 14) si el contratista incumple sus obligaciones con los trabajadores que participaron en el servicio.
• El registro ante la STPS es obligatorio (art. 15). Exige estar al corriente en obligaciones fiscales y de seguridad social y se renueva cada tres años.

La sanción por subcontratar personal o prestar servicios sin registro es una multa de 2,000 a 50,000 veces la Unidad de Medida y Actualización (art. 1004-C LFT).

Qué es el REPSE

El REPSE (Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas) es la plataforma de la STPS donde se hace el registro. Según el propio portal:

• Se tramita con e.firma y opiniones de cumplimiento positivas del SAT, el IMSS y el INFONAVIT.
• Las actividades registradas deben coincidir con el objeto social de la empresa.
• Los servicios de seguridad privada requieren, además, sus permisos correspondientes.
• La renovación se solicita dentro de los tres meses anteriores al vencimiento; una actualización no sustituye la renovación.
• El registro puede cancelarse, entre otras causas, por subcontratar actividades no registradas, por adeudos de seguridad social o por tener trabajadores sin alta en el IMSS.

Además del registro, el portal remite a obligaciones informativas ante el IMSS (ICSOE) y el INFONAVIT (SISUB). Revisa con tu contador sus plazos y contenido.

Qué registros de personal conviene tener al día

Una inspección del trabajo o una auditoría del cliente puede pedirte mucho más que el registro REPSE. La LFT obliga al patrón a conservar y exhibir en juicio ciertos documentos (art. 804): contratos individuales, recibos de salario o nóminas, controles de asistencia cuando se lleven en el centro de trabajo, y comprobantes de pago de participación de utilidades, vacaciones, aguinaldo, primas y cuotas de seguridad social. Los recibos y los controles de asistencia se conservan durante el último año de la relación laboral y un año después de que termine.

Para una empresa de servicios especializados, la lista práctica queda así:

1. Expediente por trabajador: contrato individual, alta en el IMSS, identificación y documentos firmados (reglamento, responsivas).
2. Asignación por cliente: en qué cliente, inmueble y puesto trabaja cada persona, y desde cuándo. Es lo que liga a tu personal con cada contrato.
3. Controles de asistencia: entradas, salidas, retardos y faltas por persona y por día.
4. Incidencias justificadas: permisos, vacaciones e incapacidades, con su soporte.
5. Nómina y recibos que coincidan con la asistencia registrada.
6. Contratos con cada cliente, por escrito, con objeto y número aproximado de trabajadores.
7. Constancias del REPSE y de las obligaciones informativas presentadas.

El punto débil de muchas empresas no es la falta de documentos, sino que no cuadran entre sí. Si el contrato dice 12 personas, la nómina paga a 15 y la asistencia muestra 10 en el sitio, tienes una conversación difícil con la autoridad y con tu cliente.

Lo que viene: registro electrónico de jornada

La reforma a la LFT publicada el 1 de mayo de 2026 agrega la obligación de llevar un registro electrónico de la jornada (art. 132, fracc. XXXIV). Las disposiciones de la STPS entran en vigor el 1 de enero de 2027, y la jornada máxima baja de 48 a 40 horas por etapas hasta 2030. Para un outsourcing con cientos de personas en decenas de sitios, eso significa pasar de listas en papel a un registro confiable por persona. Lo detallamos en registro electrónico de jornada y en el checklist para empresas.

Cómo prepararte para una revisión: lista práctica

1. Revisa tu constancia REPSE. Fecha de vencimiento, actividades registradas y que coincidan con lo que realmente haces para cada cliente.
2. Cruza tres listas. Personal en nómina, personal con alta en el IMSS y personal asignado a cada cliente. Cada diferencia necesita explicación.
3. Saca la asistencia del último año. Por persona, por cliente y por mes. Si está en papel, digitalízala y guárdala ordenada.
4. Ordena las incidencias. Cada falta justificada con su permiso o incapacidad.
5. Revisa los contratos con clientes. Que sean por escrito y que el número aproximado de trabajadores sea realista.
6. Define quién responde. Una persona responsable de atender la inspección, con acceso a todo lo anterior.

Tu cliente también tiene interés en que esto esté en orden, porque responde solidariamente. Por eso muchos piden ver la asistencia de tu personal en su sitio. Darle acceso a esa información, solo a la suya, reduce auditorías y llamadas. Lo explicamos en control de asistencia para outsourcing.

Cómo ayuda PPanel

PPanel tiene un perfil para outsourcing: organiza a tu personal por cliente, sucursal y puesto; registra cada entrada y salida desde el celular con fecha, hora, ubicación y foto opcional; guarda expedientes y documentos en PDF; y da a cada cliente un portal donde ve solo lo suyo. Con eso, la asistencia por cliente se consulta en minutos. Conoce el detalle en control de asistencia para outsourcing.

Preguntas frecuentes

Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal ni fiscal. Las reglas citadas corresponden a la LFT y al portal REPSE consultados en octubre de 2026. PPanel es una herramienta de registro y no sustituye el registro REPSE ni las obligaciones de tu empresa: consulta a tu abogado y a tu contador para tu caso.